Finanzen & Steuern als Selbstständiger: Der vollständige Überblick
Buchhaltung, Umsatzsteuer, Einkommensteuer, Krankenversicherung und Altersvorsorge — hier bekommst du den Überblick, den dein Steuerberater wünscht, dass du ihn hättest.
Was dich erwartet
Buchhaltung & EÜR
Welche Belege du brauchst, wie die EÜR funktioniert und welche Software empfehlenswert ist.
Umsatzsteuer
Kleinunternehmerregelung vs. Regelbesteuerung — was wann sinnvoll ist und was du beachten musst.
Einkommensteuer & Vorauszahlungen
Wie viel Steuern du zurücklegen solltest und wie Vorauszahlungen funktionieren.
KV & Altersvorsorge
Die wichtigsten Pflichtversicherungen und wie du clever für das Alter vorsorgt.
Buchhaltung: Was du wirklich brauchst
Als Selbstständiger mit einem Jahresumsatz unter 600.000 € oder einem Jahresgewinn unter 60.000 € musst du keine doppelte Buchführung machen. Die einfache Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) reicht völlig aus.
Die EÜR ist simpel: alle Betriebseinnahmen minus alle Betriebsausgaben = Gewinn. Auf den Gewinn zahlst du Einkommensteuer (und ggf. Gewerbesteuer).
📁 Die 30%-Regel: Lege von jeder Einnahme sofort 30% beiseite — für Einkommensteuer, Gewerbesteuer und Solidaritätszuschlag. Das verhindert die böse Überraschung beim Steuerbescheid.
Was du als Betriebsausgabe absetzen kannst
- Büroausstattung (Computer, Schreibtisch, Monitor)
- Software & Abonnements (Adobe, Office, Cloud-Tools)
- Fachliteratur, Kurse, Weiterbildungen
- Fahrtkosten (0,30 €/km für PKW oder Ticketkosten)
- Homeoffice-Pauschale (6 €/Tag, max. 1.260 €/Jahr)
- Telefon & Internet (anteilig, meistens 50–80 %)
- Steuerberater- und Rechtsanwaltskosten
- Werbung, Marketing, Website-Kosten
Umsatzsteuer: Kleinunternehmer oder Regelbesteuerung?
Das ist eine der ersten Entscheidungen, die du beim Finanzamt treffen musst:
Kleinunternehmerregelung (§19 UStG)
Bis 22.000 € Jahresumsatz möglich. Du weist keine USt auf Rechnungen aus, musst aber auch keine abführen. Einfacher, aber du kannst keine Vorsteuer abziehen.
Regelbesteuerung
Du weist 19% (oder 7%) USt aus, führst sie ans Finanzamt ab, kannst aber Vorsteuer aus eigenen Einkäufen zurückfordern. Sinnvoll bei vielen Betriebsausgaben oder B2B-Kunden.
⚖️ Faustregel: B2C (Privatkunden) → Kleinunternehmer oft besser (günstigere Preise). B2B (Geschäftskunden) → Regelbesteuerung oft besser, da Kunden Vorsteuer ziehen können.
Einkommensteuer: Vorauszahlungen clever managen
Das Finanzamt schätzt dein Einkommen zu Beginn der Selbstständigkeit. Auf Basis dieser Schätzung fordert es quartalsweise Vorauszahlungen (15. März, 15. Juni, 15. September, 15. Dezember).
Schätze dein voraussichtliches Einkommen realistisch ein — zu niedrig geschätzt führt zu Nachzahlungen, zu hoch geschätzt bindet unnötig Kapital.
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Rücklage aufbauen
30% jeder Zahlung sofort auf ein separates Steuer-Konto buchen. Dieses Geld ist nicht deins — es gehört dem Finanzamt.
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Steuerliche Verluste nutzen
Im ersten Jahr oft Verluste — diese können mit künftigen Gewinnen verrechnet werden (Verlustvortrag). Lass das dein Steuerberater optimieren.
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Jahresabschluss termingerecht abgeben
Steuererklärung (Anlage G oder Anlage S) bis 31. Juli des Folgejahres, mit Steuerberater bis zum 28. Februar übernächsten Jahres.
Krankenversicherung & Altersvorsorge
Als Selbstständiger bist du nicht automatisch krankenversichert — das musst du selbst regeln:
Gesetzliche KV (freiwillig)
Du kannst in der GKV freiwillig versichert bleiben. Beitrag: ~14,6% + Zusatzbeitrag auf dein Einkommen. Mindestbeitrag: ~215 €/Monat (2026).
Private KV (PKV)
Oft günstigere Tarife in jungen Jahren, aber Beiträge steigen mit dem Alter. Leistungen besser, aber im Krankheitsfall höhere Eigenbeteiligung möglich.
Altersvorsorge
Keine Rentenversicherungspflicht (außer für bestimmte Berufe). ETF-Sparplan, Rürup-Rente (steuerlich absetzbar) oder berufsständisches Versorgungswerk.
Häufige Fragen zu Steuern & Finanzen
Wie viel Steuern zahle ich als Selbstständiger?
Das hängt von deinem Gewinn ab. Bis 11.604 € (Grundfreibetrag 2026) zahlst du keine Einkommensteuer. Darüber steigt der Steuersatz progressiv von 14% bis 42% (Spitzensteuersatz ab ~66.761 €). Dazu ggf. Gewerbesteuer und Kirchensteuer.
Was ist die EÜR und wie erstelle ich sie?
Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung listet alle Einnahmen und Ausgaben deines Unternehmens. Du erstellst sie am Jahresende und gibst sie mit der Steuererklärung ab. Tools wie Lexoffice, Sevdesk oder WISO generieren sie automatisch aus deiner laufenden Buchhaltung.
Muss ich eine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben?
Wenn du der Regelbesteuerung unterliegt, ja. Im ersten Jahr und danach je nach Umsatzsteuerschuld monatlich oder quartalsweise. Kleinunternehmer sind davon befreit.
Kann ich mein Homeoffice absetzen?
Ja, entweder über die Tagespauschale (6 €/Tag, max. 1.260 € p.a.) oder, falls du ein abgetrenntes Arbeitszimmer hast, mit den anteiligen Raumkosten. Für das anteilige Arbeitszimmer muss es der Mittelpunkt deiner beruflichen Tätigkeit sein.
Wann lohnt sich ein Steuerberater?
Fast immer — die Kosten (500–2.000 € p.a.) sind steuerlich absetzbar und werden oft durch Steuerersparnisse mehr als ausgeglichen. Besonders bei komplexeren Situationen (USt, Mitarbeiter, GmbH) ist professionelle Hilfe unverzichtbar.
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