Einnahmen-Überschuss-Rechnung 2026: So erstellen Selbstständige ihre EÜR richtig

Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (kurz: EÜR) ist für die meisten Selbstständigen und Freiberufler in Deutschland das wichtigste Steuer-Dokument des Jahres – und gleichzeitig oft eine Quelle großer Unsicherheit. Dabei ist die EÜR im Kern ein überschaubares Rechenwerk: Sie stellen Ihre Betriebseinnahmen den Betriebsausgaben gegenüber und ermitteln so Ihren steuerlichen Gewinn. Dieser Leitfaden zeigt Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie Ihre EÜR 2026 korrekt erstellen, welche Fehler Sie unbedingt vermeiden sollten und wie die Einreichung über ELSTER funktioniert.

Was ist die Einnahmen-Überschuss-Rechnung?

Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung ist eine vereinfachte Form der Gewinnermittlung, die in § 4 Abs. 3 EStG geregelt ist. Die Grundformel lautet simpel:

Betriebseinnahmen – Betriebsausgaben = Gewinn (oder Verlust)

Dieser Gewinn fließt dann in Ihre Einkommensteuererklärung ein – über die Anlage G (für Gewerbetreibende) oder die Anlage S (für Freiberufler). Ergänzt wird er durch die Anlage EÜR, die seit 2015 verpflichtend elektronisch über das ELSTER-Portal eingereicht werden muss.

Im Vergleich zur doppelten Buchführung (Bilanzierung) ist die EÜR deutlich unkomplizierter: Es gibt keine Bilanz, keine gesonderte Buchung von Forderungen und Verbindlichkeiten – entscheidend ist allein der tatsächliche Geldfluss auf Ihrem Konto.

Wer darf eine EÜR erstellen – und wer muss bilanzieren?

Nicht jedes Unternehmen darf die vereinfachte EÜR nutzen. Die folgende Übersicht zeigt, wer berechtigt ist:

• Freiberufler (Ärzte, Rechtsanwälte, Journalisten, Berater, IT-Freelancer u. a.): immer, unabhängig von Umsatz und Gewinn
• Gewerbetreibende: wenn der Jahresumsatz unter 800.000 € und der Jahresgewinn unter 80.000 € liegt
• Kleinunternehmer (§ 19 UStG): ebenfalls EÜR-berechtigt, ohne Umsatzsteuerausweis

Wer diese Schwellenwerte als Gewerbetreibender überschreitet oder eine Kapitalgesellschaft (GmbH, AG) betreibt, ist zur doppelten Buchführung und Bilanzierung verpflichtet. Für die große Mehrheit der Selbstständigen in Deutschland ist die EÜR jedoch das geeignete und ausreichende Instrument der Gewinnermittlung. Informationen zur EÜR aus Sicht der IHK München helfen bei weiteren Fragen.

Das Zufluss-Abfluss-Prinzip: Grundlage jeder EÜR

Das wichtigste Prinzip der EÜR ist das sogenannte Zufluss-Abfluss-Prinzip (§ 11 EStG). Es besagt:

• Einnahmen werden in dem Steuerjahr erfasst, in dem das Geld tatsächlich auf Ihrem Konto eingeht – nicht wenn Sie die Rechnung geschrieben haben.
• Ausgaben werden in dem Jahr berücksichtigt, in dem Sie sie tatsächlich bezahlt haben – nicht wenn die Rechnung ausgestellt wurde.

Ein praktisches Beispiel: Sie stellen am 28. Dezember 2025 eine Rechnung, die Ihr Kunde am 5. Januar 2026 bezahlt. Dieser Betrag gehört in Ihre EÜR 2026 – nicht in die EÜR 2025. Ebenso verhält es sich mit Ausgaben: Kaufen Sie im Dezember eine Software und begleichen die Rechnung erst im Januar, ist das eine Ausgabe des Folgejahres.

Eine Ausnahme gilt für regelmäßig wiederkehrende Zahlungen (z. B. Miete, Versicherungen): Gehen diese innerhalb von zehn Tagen vor oder nach dem Jahreswechsel zu, werden sie dennoch dem wirtschaftlich zugehörigen Jahr zugerechnet.

EÜR erstellen: Schritt für Schritt erklärt

Die Erstellung Ihrer EÜR folgt einem klaren Ablauf. Hier sind die wichtigsten Schritte im Überblick:

1. Alle Betriebseinnahmen erfassen

Zu den Betriebseinnahmen zählen alle Zahlungen, die Sie im Rahmen Ihrer selbstständigen Tätigkeit erhalten haben – also Honorare, Rechnungsbeträge, Provisionen und sonstige Vergütungen. Wenn Sie umsatzsteuerpflichtig sind, ist auch die vereinnahmte Umsatzsteuer als Einnahme zu verbuchen (sie wird am Ende wieder als Ausgabe abgezogen).

Nicht zu den Betriebseinnahmen zählen: private Einlagen ins Geschäftskonto, Kreditaufnahmen oder steuerfreie Fördergelder wie der Gründungszuschuss der Agentur für Arbeit.

2. Alle Betriebsausgaben erfassen

Betriebsausgaben sind alle Kosten, die durch Ihre berufliche Tätigkeit entstanden sind. Dazu gehören unter anderem:

• Büro- und Arbeitsmittel (Laptop, Software, Fachliteratur)
• Miete für Büro- oder Geschäftsräume
• Fahrtkosten und Kfz-Kosten (anteilig bei Privatnutzung)
• Telefon- und Internetgebühren (betrieblicher Anteil)
• Versicherungsbeiträge (betriebliche Anteile)
• Fortbildungskosten und Seminare
• Werbung und Marketing
• Steuerberater- und Buchhaltungskosten

Eine detaillierte Übersicht aller absetzbaren Positionen finden Sie in unserem Artikel zu den Betriebsausgaben für Selbstständige 2026. Wichtig: Für jeden Beleg brauchen Sie einen Nachweis – entweder als physischen Beleg oder als rechtskonforme digitale Kopie (GoBD-konform).

3. Abschreibungen (AfA) korrekt berücksichtigen

Wirtschaftsgüter mit einem Nettowert über 800 € (sogenannte Anlagegüter) dürfen nicht sofort in voller Höhe als Ausgabe gebucht werden. Sie werden stattdessen über ihre Nutzungsdauer abgeschrieben (Absetzung für Abnutzung, kurz: AfA). Ein Laptop für 1.200 € netto wird beispielsweise über drei Jahre abgeschrieben – pro Jahr also 400 €.

Güter bis 800 € netto sind sogenannte geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) und dürfen im Jahr der Anschaffung vollständig als Betriebsausgabe abgezogen werden.

4. Steuerlichen Gewinn berechnen

Haben Sie alle Einnahmen und Ausgaben zusammengetragen, ziehen Sie die Summe der Betriebsausgaben von der Summe der Betriebseinnahmen ab. Das Ergebnis ist Ihr steuerlicher Gewinn – die Bemessungsgrundlage für Ihre Einkommensteuer und (bei Gewerbetreibenden) die Gewerbesteuer. Wenn Sie Ihren Stundensatz korrekt kalkuliert haben, sollte dieser Gewinn keine bösen Überraschungen bringen.

Anlage EÜR über ELSTER einreichen: So funktioniert es

Seit dem Steuerjahr 2015 ist die elektronische Einreichung der Anlage EÜR über das ELSTER-Portal verpflichtend. Das folgende Vorgehen hat sich bewährt:

1. Registrieren Sie sich kostenlos auf elster.de (sofern noch nicht geschehen). Die Aktivierung dauert einige Tage per Post.
2. Wählen Sie das Formular „Anlage EÜR“ für das entsprechende Steuerjahr.
3. Tragen Sie Ihre erfassten Einnahmen und Ausgaben in die vorgegebenen Felder ein – das Formular führt Sie strukturiert durch alle Kategorien.
4. Reichen Sie die Anlage EÜR gemeinsam mit Ihrer Einkommensteuererklärung ein – als Anlage G (Gewerbetreibende) oder Anlage S (Freiberufler).

Fristen 2026/2027: Die Einkommensteuererklärung für das Jahr 2026 muss ohne Steuerberater bis zum 31. Juli 2027 eingereicht werden. Mit Steuerberater verlängert sich die Frist in der Regel bis Ende Februar 2028.

Wer darüber hinaus die seit 2025 geltenden E-Rechnungspflichten kennt und seine digitale Buchhaltung auf aktuellem Stand hält, ist klar im Vorteil – lesen Sie dazu unseren Beitrag zur E-Rechnung-Pflicht 2026.

Häufige Fehler bei der EÜR – und wie Sie sie vermeiden

Gerade in den ersten Jahren als Selbstständiger passieren bei der EÜR immer wieder dieselben Fehler. Diese fünf sollten Sie kennen:

1. Private und geschäftliche Kosten vermischen: Führen Sie ein separates Geschäftskonto und buchen Sie ausschließlich tatsächlich betriebliche Ausgaben. Mischkosten (z. B. Telefon, Heimarbeitsplatz) müssen realistisch aufgeteilt werden.
2. Belege fehlen oder sind unleserlich: Bewahren Sie alle Belege mindestens zehn Jahre lang auf – digital oder physisch. Das Finanzamt kann auch Jahre später noch prüfen (Betriebsprüfung).
3. Abschreibungen vergessen: Wer teure Anschaffungen komplett im Kaufjahr bucht, riskiert einen unzulässig hohen Betriebsausgabenabzug und mögliche Rückforderungen.
4. Zufluss-Abfluss-Prinzip ignorieren: Ordnen Sie Zahlungen konsequent dem Jahr zu, in dem das Geld tatsächlich geflossen ist – nicht dem Rechnungsdatum.
5. Umsatzsteuer falsch behandeln: Sind Sie umsatzsteuerpflichtig, gehört die vereinnahmte Umsatzsteuer zu Ihren Einnahmen. Die gezahlte Vorsteuer gehört zu Ihren Ausgaben. Kleinunternehmer (§ 19 UStG) haben diese Problematik nicht.

EÜR oder Bilanz? Der entscheidende Unterschied

Viele Gründer fragen sich: Wann wird aus der einfachen EÜR eine verpflichtende Bilanz? Der Unterschied liegt vor allem in Umfang und Methode:

• Die EÜR basiert auf dem Zufluss-Abfluss-Prinzip und erfordert keine doppelte Buchführung.
• Die Bilanz (doppelte Buchführung nach HGB) erfasst alle Forderungen, Verbindlichkeiten und Bestände – unabhängig vom tatsächlichen Zahlungsfluss. Sie ist aufwändiger, liefert aber ein vollständigeres Bild der Unternehmenslage.

Zur Bilanzierung verpflichtet sind Gewerbetreibende, die vom Finanzamt dazu aufgefordert werden, oder die die Schwellenwerte (800.000 € Umsatz / 80.000 € Gewinn) überschreiten. Wächst Ihr Unternehmen über diese Grenzen hinaus, sollten Sie frühzeitig mit einem Steuerberater sprechen und die Umstellung vorausschauend planen.

Fazit: EÜR ist machbar – mit dem richtigen System

Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung ist kein Hexenwerk, aber sie erfordert Sorgfalt und ein durchdachtes Ablagesystem für Belege. Wer das ganze Jahr über seine Einnahmen und Ausgaben konsequent dokumentiert, hat am Jahresende kaum zusätzliche Arbeit. Professionelle Buchhaltungssoftware wie Lexoffice, sevDesk oder FastBill kann dabei erheblich helfen und liefert die Anlage EÜR auf Knopfdruck.

Falls Sie unsicher sind: Ein Steuerberater ist gerade bei der ersten EÜR eine sinnvolle Investition. Die Kosten dafür lassen sich übrigens direkt wieder als Betriebsausgabe absetzen.

Sind Sie bereit, Ihre EÜR 2026 in Angriff zu nehmen? Registrieren Sie sich auf ELSTER und legen Sie los – oder hinterlassen Sie in den Kommentaren Ihre Fragen zur Gewinnermittlung.

Häufige Fragen zur Einnahmen-Überschuss-Rechnung (FAQ)

Muss ich für die EÜR ein Geschäftskonto haben?

Gesetzlich vorgeschrieben ist ein Geschäftskonto für Selbstständige und Freiberufler nicht – anders als für eingetragene Kaufleute und Kapitalgesellschaften. In der Praxis ist es jedoch aus praktischen Gründen dringend empfehlenswert: Ein getrenntes Konto macht es deutlich einfacher, Betriebseinnahmen und -ausgaben von privaten Transaktionen zu trennen – und spart bei der Erstellung der EÜR wertvolle Zeit.

Bis wann muss die Anlage EÜR eingereicht werden?

Die Anlage EÜR ist Teil der Einkommensteuererklärung und unterliegt denselben Fristen. Für das Steuerjahr 2026 haben Sie ohne Steuerberater bis zum 31. Juli 2027 Zeit. Nutzen Sie einen Steuerberater oder Lohnsteuerhilfeverein, verlängert sich die Frist in der Regel bis Ende Februar 2028.

Welche Software eignet sich für die EÜR-Erstellung?

Bewährte Lösungen für Selbstständige in Deutschland sind Lexoffice, sevDesk, FastBill und WISO Selbstständige. Diese Tools erfassen laufend Einnahmen und Ausgaben, erstellen die Anlage EÜR automatisch und übertragen sie direkt via ELSTER an das Finanzamt. Für einen ersten Einstieg eignet sich auch das kostenlose Formular im ELSTER-Portal.

Was ist der Unterschied zwischen EÜR und Bilanz?

Die EÜR erfasst ausschließlich tatsächliche Zahlungsflüsse (Zufluss-Abfluss-Prinzip) und erfordert keine doppelte Buchführung. Die Bilanz (nach HGB) erfasst dagegen auch offene Forderungen, Verbindlichkeiten und Vorräte – unabhängig davon, ob Geld geflossen ist. Sie ist deutlich aufwändiger, aber gesetzlich für größere Unternehmen und Kapitalgesellschaften vorgeschrieben.

Wer muss zwingend eine EÜR erstellen?

Alle Selbstständigen, Freiberufler und Gewerbetreibenden, die nicht zur Buchführungs- und Bilanzierungspflicht unterliegen, müssen ihren Gewinn per EÜR ermitteln und die Anlage EÜR bei der Einkommensteuererklärung einreichen. Eine Ausnahme gilt nur, wenn das Finanzamt keine Einkommensteuererklärung verlangt – was bei sehr geringen Einkünften unterhalb des Grundfreibetrags vorkommen kann.